POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES | BIOMMA COMMUNITY

BIOMMA S.A.S. (la “BIOMMA”) a través del presente documento establece un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012, decretos reglamentarios y demás normativa que la modifique, adicione o sustituya en materia de protección de datos personales.

BIOMMA está comprometida a velar por la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información que se solicita a las personas naturales. La protección de la privacidad es esencial, por lo tanto, se garantiza el cumplimiento de las normas sobre protección de datos.

Esta política de protección de datos personales cubre todos los datos personales recopilados y utilizados en la página web en el territorio nacional.

1. Consideraciones Generales

En virtud de lo establecido en los artículos 17, literal k) y 18, literal f) de la Ley 1581 de 2012, así como de los artículos 13 a 19 del Decreto 1377 de 2013 y lo señalado en la Ley 1266 de 2008, a continuación, se establecen las Políticas de Tratamiento de Bases de Datos Personales (la “Política”), las cuales serán obligatorias para todas las personas que ingresen, utilicen y administren la página web de BIOMMA, en especial, los empleados de BIOMMA. Éstos serán responsables a su vez por garantizar que las mismas sean conocidas por terceros y demás personas que puedan llegar a estar involucradas.

La presente política se entiende aplicable a las bases de datos de BIOMMA, de la página web, de sus colaboradores, contratistas y a los demás que les pueda aplicar.

2. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí mismo o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

3. Principios Rectores:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: Este principio se refiere al Tratamiento a que se refiere la ley aplicable, es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: Se encuentra definido en los siguientes términos: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: Hace alusión a que el Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: Establece que la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de ley aplicable y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales salvo información pública no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicaciones masivas, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
Principio de continuidad de la protección de datos: En la Transferencia de datos el Responsable del Tratamiento debe garantizar el nivel de protección de los datos personales de los titulares de un país para que no disminuya la protección cuando su información es exportada a otro u otros países.
Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability): El Responsable del tratamiento de datos personales, debe probar que adoptó las medidas necesarias para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en materia de protección de datos personales.
Minimización de datos: Únicamente se podrán solicitar los datos personales absolutamente necesarios para la finalidad de tratamiento.
Limitación de almacenamiento: Los datos personales serán conservados por el tiempo que se requiera para cumplir la finalidad. En el caso que exista una relación contractual vigente, los datos se mantendrán durante toda la vigencia de dicha relación contractual y en el caso de que ésta termine por cualquier motivo, los datos se mantendrán por el tiempo requerido por la legislación aplicable y hasta el momento en que subsistan responsabilidades derivadas de dicha relación contractual.

4. De las Bases de Datos

BIOMMA hace tratamiento de las siguientes bases de datos para las finalidades que se mencionan a continuación:

Base de datos de clientes y usuarios de la página web: la base de datos se recopila y se actualiza con la finalidad de operar y desarrollar con el objeto social de la empresa Contiene: nombres, números de identificación, números de teléfono, correos electrónicos y direcciones.

El tratamiento comprenderá la recopilación, almacenamiento, copia, entrega, actualización, ordenamiento, clasificación, corrección, verificación, uso para fines estadísticos y en general empleo y utilización de todos los datos suministrados por usuarios y clientes.

Base de datos de proveedores: El tratamiento de los datos de esta base se realiza para administrar correctamente la relación comercial por parte de BIOMMA con sus proveedores, esto es, recibir información comercial, recibir las facturas o cuentas de cobro, realizar el pago de las mismas, pedir cotizaciones y solicitar el cumplimiento de los servicios contratados. Una vez se finaliza la relación con el proveedor los datos personales son eliminados.

Contiene: nombres, números de identificación tributaria, correos electrónicos, dirección, cuentas bancarias para las transferencias de los pagos.

Base de datos de trabajadores: El tratamiento de los datos de esta base se realiza para administrar correctamente la relación laboral por parte de BIOMMA con sus trabajadores. Una vez se finaliza la relación con el trabajador los datos personales son eliminados.

Contiene: nombres, números de identificación, correos electrónicos, teléfonos, dirección, información de las incapacidades.

La base de datos se encuentra en archivos físicos y/o electrónicos, que maneja directamente la Administración de BIOMMA y a los cuales sólo tiene acceso la misma. No se encuentran datos de menores de edad.

5. Derechos de los Titulares de la Información

Los Titulares de la información tendrán los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. En ejercicio de los derechos anteriormente listados podrá realizar las consultas que resulten pertinentes y realizar los reclamos que entienda necesarios de cara a garantizar el respeto de los mismos.
Los demás derechos que se encuentren contenidos en la normatividad vigente respecto de la materia.

Para el ejercicio de los derechos establecidos en este numeral el Titular deberá enviar una comunicación al correo electrónico (*), con la siguiente información: (i) derecho que se pretende ejercer; (ii) nombre del titular; (iii) documento de identidad; (iv) datos personales sobre los que recae la solicitud; (v) correo electrónico para notificaciones y (vi) teléfono de contacto.

6. De los Deberes de BIOMMA.

BIOMMA deberá cumplir los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a Solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Los demás previstos en la Ley.

7. De los datos sensibles

De conformidad con la normativa vigente en materia de Protección de Datos Personales, BIOMMA se compromete a cumplir cabalmente con la protección y el tratamiento adecuado de datos sensibles, incluyendo biométrico, registro fílmico o cualquier otro que exista en el futuro, los datos de los niños, niñas y adolescentes que ingresen en las instalaciones de BIOMMA, entendiéndose como Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

8. Tratamiento de categorías especiales de datos

Según la normativa vigente en materia de Protección de Datos Personales está prohibido que BIOMMA trate datos sensibles, excepto cuando:

El Titular haya autorizado explícitamente dicho Tratamiento.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular
El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

Está prohibido para BIOMMA el tratamiento de este tipo de datos, excepto cuando estos sean de naturaleza pública y dicho tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. De igual forma para el Tratamiento de este tipo de datos se asegurará el respeto a los derechos de los niños, niñas y adolescentes.

10. Procedimiento para el ejercicio de derechos por los titulares de la información

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en BIOMMA. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: (*) o a través de comunicación escrita radicada en la oficina principal de BIOMMA ubicada en la carrera 12 No 21 – 42, Armenia, Quindío.

10.1. Consultas

Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de BIOMMA, y esta, se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.

La consulta una vez recibida será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.2. Reclamos

Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de BIOMMA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida BIOMMA, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que BIOMMA, reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.
Una vez recibido el reclamo completo, BIOMMA incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, BIOMMA informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los Titulares de la información podrán ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, revocar la autorización inicialmente otorgada, consultar información, presentar reclamos y en general los demás derechos establecidos en el artículo 8 y demás concordantes de la Ley 1581 de 2012, a través de los siguientes medios:

Correo electrónico: (*)

Dirección física: Carrera 12 No 21 – 42, Armenia, Quindío.

BIOMMA, dentro de la oportunidad legal, atenderá los derechos ejercidos por los Titulares de la información, sus solicitudes, consultas y/o reclamos a través del Oficial de Protección de Datos.

De acuerdo con el Artículo 9 del Decreto 1377 de 2013 la solicitud de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

11. Oficial de Protección de Datos

Como prevé el artículo 23 del Decreto 1377 de 2013, se debe designar a una persona o área que asuma la función de protección de datos personales y que de trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

Las funciones del Oficial de Protección de datos serán las siguientes:

Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
Coordinar la definición e implementación de los controles del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
Servir de enlace y coordinador con las demás áreas de BIOMMA para asegurar una implementación transversal del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
Impulsar una cultura de protección de datos dentro de BIOMMA.
Mantener un inventario de las bases de datos dentro de BIOMMA.
Registrar las bases de datos de BIOMMA en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita la SIC.
Obtener las declaraciones de conformidad de la SIC cuando sea requerido.
Revisar los contenidos de los contratos de transmisión internacional de datos que se suscriban con Encargados no residentes en Colombia.
Analizar las responsabilidades de cada cargo de la organización, para diseñar un programa de entrenamiento en protección de datos específico para cada uno de ellos.
Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos empleados, que tengan acceso por las condiciones de su empleo, a datos personales gestionados por la organización.
Integrar las políticas de protección de datos dentro de las actividades de las demás áreas de la organización (talento humano, seguridad, call centers y gestión de proveedores).
Medir la participación, y calificar el desempeño, en los entrenamientos de protección de datos.
Requerir que dentro de los análisis de desempeño de los empleados, se encuentre haber completado satisfactoriamente el entrenamiento sobre protección de datos personales.
Velar por la implementación de planes de auditoría interna para verificar el cumplimiento de las políticas de tratamiento de la información personal.
Realizar seguimiento al Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
Controlar y actualizar el inventario de información personal continuamente para identificar y evaluar nuevas recolecciones, usos y divulgaciones.
Revisar las políticas siguiendo los resultados de las evaluaciones o auditorías.
Mantener como documentos históricos las evaluaciones de impacto y las de amenazas a la seguridad y riesgos.
Revisar y modificar la formación y la educación en forma periódica como consecuencia de evaluaciones continuas y comunicar los cambios realizados a los controles del programa.
Revisar y adaptar los protocolos de respuesta en el manejo de violaciones e incidentes para implementar las mejores prácticas o recomendaciones y lecciones aprendidas de revisiones posteriores a esos incidentes.
Revisar y, en su caso, modificar los requisitos establecidos en los contratos suscritos con los Encargados del Tratamiento.
Actualizar y aclarar las comunicaciones externas para explicar las políticas de tratamiento de datos.
Reportar y entregar un informe semestralmente al Representante Legal sobre la evolución del riesgo, los controles implementa

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